Про книгу я узнал от бюрошников, которые пропагандируют основные идеи книги Марка Форстера в блоге «ФФФ». Потом случайно увидел использование методик в рассылке «Недиван». И книга попала в мою библиотеку!

Автор блога вместе с книгой за завтраком в новосибирской Чашке кофе 20 августа

Книга в России была издана ребятами из издательства Поле и спокойно продается на маркетплейсах с хорошим дизайном и вполне приятной версткой. Хотя, когда я только получил свой бумажный вариант, то немного расстроился и не ожидал мягкой обложки. Вообщем книга маст хэв для любого человека у которого в жизни есть хоть какой-то список дел.

При чтении, безусловно, будет возникать ощущение, что она немного устарела (опубликована в 2008), где автор приводит разбор бумажной корреспонденции. Я такое последний раз видел в 2013 году в офисе. Но при этом, основные принципы будут всегда актуальны.

Наверное, после книги Найди время мне советы Форстера кажутся куда более практичными, конкретными и понятными. Спустя время я понял, что самая главная мысль, которую я уяснил — не быть рабом своего телефона. Мы должны управлять своей жизнью, а не он.

Реактивный и рациональный мозг

Многие трудности возникают из-за особенностей организации человеческого мозга. У нас есть иллюзия того, что личность — это один единственный человек, который всегда действует «единообразно». У Форстера есть своя упрощенная модель того, как работает наш мозг. Реактивная часть мозга — это реакции, как бей или беги. Рациональная часть — это планы и принятие решений.

Два важнейших примера поведения, в которых рациональному мозгу необходим контроль над реактивным, — это сопротивление и прокрастинация. Причина того, что мы сопротивляемся выполнению задачи, чаще всего кроется в том, что реактивный мозг воспринимает ее как угрозу.

Для того, чтобы мы действовали эффективно, нужно научиться обманывать реактивный мозг:

Самый простой способ — притвориться, что вы не собираетесь ничего делать. Помните о том, что реактивный мозг не отличается большим умом и не в состоянии разгадывать стратегии рационального мозга. Фразы вроде «я не собираюсь писать отчет прямо сейчас, а просто открою файл» заставят реактивный мозг отключить сопротивление.

Некоторые дела, такие как сдача налоговой декларации, вызывают у большинства из нас сопротивление не потому, что у нас отсутствуют навыки или опыт (даже если мы это никогда не делали), а из-за субъективной оценки сложности от реактивного мозга, которая устанавливает уровень сопротивления выполнения задачи. Чем сложнее нам кажется, тем сильнее мы сопротивляемся.

Еще один метод из той же книги — специально делать то, чему мы сопротивляемся больше всего. Применяя его, я столкнулся с проблемой. Эксперимент всегда идет по одному из двух сценариев: либо мозг наносит ответный удар и категорически отказывается выполнять то, чему он сопротивляется, либо человек сводит идею на нет, убедив себя, что он, якобы, больше всего сопротивляется самым тривиальным задачам.

Базовые принципы

Форстер утверждает, что, придерживаясь базовых принципов книги, вы перестанете жаловаться на нехватку времени:

иметь четкое видение — перед задачей спросите себя «чего я хочу добиться?» и делайте то, что есть в вашем списке и не делайте того, чего нет;

делать дела по очереди — не пытайтесь метаться и делать сразу несколько задач одновременно;

работать понемногу и часто — не пытаться решить большие проекты за день, а разбивать их на небольшие отрезки времени каждый день и при этом делать задачи с перерывом на отдых;

устанавливать границы — работа и отдых должны быть четко зафиксированы в плане или календаре;

ведите закрытые списки — все, что запланировано на сегодня будет сделано и новые задачи не добавляются. Такие списки в книге обозначаются, как «сделаю»;

уменьшить число случайностей — как можно меньше переключаться и отвлекаться;

ставить обязательства выше интересов — начинаем с задач, которые непосредственно связаны с обязательствами.

Маньяна

Mañana (исп.) — завтра.

Все входящие задачи в течение дня, кроме срочных, автоматически переносят на завтра. Такие задачи в закрытом списке записываются под чертой. Пример из жизни аргентинцев в выпуске Редакции на (1:39:56):

Почему не стоит делать новые задачи в тот же день:

Никогда ничего не делайте в тот же день, если откладывание на завтра не влечет отрицательных последствий. И эти последствия должны быть значительными, потому что, как правило, некоторые преимущества быстрой реакции несравнимы с тем выигрышем, который человек получает, не делая что-то в тот же день. В ваших «настройках по умолчанию» должна стоять фраза «сделаю это завтра». Не меняйте ее без веской причины. А если вы сомневаетесь, значит, дело точно может подождать до завтра!

Если рабочий день превратился в хаос:

Это почти наверняка произошло потому, что вы принялись за дело, не записав его.

Разбор завалов

Форстер для больших и неприятных задач написал метод «Актуальная инициатива». Это может быть курсовая или дипломная, большой отчет или разбор фоток на телефоне после отпуска. Ее суть «делать что-то», но делать «в первую очередь». Такие задачи в списке дел или календаря ставятся на самый верх:

Какой бы ни была ваша инициатива, работая над ней каждый день, вы преуспеете. Сам факт ежедневного труда намного важнее того, сколько времени вы тратите. По той же причине я не советую ставить цель, связанную с количеством времени. Работайте столько, сколько сможете, и вы увидите, что в некоторые дни вы делаете много, а в некоторые – мало, но, в общем и целом, продвигаетесь быстрее, чем ожидали. Итак, это третий признак актуальной инициативы: то, что вы делаете в первую очередь каждый день.

Метод также идеально подходит для накопившейся работы:

Теперь я знаю намного лучше: сразу признать, что я в завале, убрать «долги» из поля зрения и разобраться с ними как с отдельным проектом. Чувство освобождения приходит мгновенно. После этого я начинаю всё с чистого листа и работаю со входящими задачами по одной. Поступая таким образом, я могу мгновенно ликвидировать отставание. Безусловно, нужно обязательно проанализировать причины, по которым у меня накопилась работа; в противном случае это будет происходить постоянно. Таким образом, я советую давать рабочим завалам статус приоритетной актуальной инициативы. Это высвободит массу энергии для остальных дел. Избавление от рабочих задолженностей похоже на выплату денежного долга: внезапно вы снова всё контролируете и должны решать лишь текущие задачи. Вы буквально ощущаете свободу каждой клеточкой тела.

Закрытый список автора поста в программе Ical в macOS. Пустые слоты в рабочее время — это выполнение незапланированной работы, а также мы видим, что границы в начале дня отсутствуют, так как входящие задачи сыпались до начала рабочего дня. Такой подход Марк Форстер называет «дефектной системой»

Снижение переключений

Нужно создать буфер между рациональным и реактивным мозгом:

Один из лучших способов это сделать – записать наши предполагаемые действия. Понаблюдайте за тем, что происходит у вас в голове, и дождитесь какого-то импульса. Это может быть мысль вроде «не выпить ли кофе?» или «хм, интересная ссылка». Но вместо того чтобы пойти за кофе или кликнуть на ссылку, запишите «налить чашку кофе» или «сходить по ссылке www.markforster.net». Посмотрите, что будет дальше. Если после этого вы таки отправитесь за кофе или перейдете на сайт, это будет сделано не под влиянием мгновенного импульса, а более взвешенно и рационально. Но, скорее всего, вы решите, что ради подобных мелочей не стоит отвлекаться от работы, и отложите их на потом.

Срочность зависит от сути просьбы, а не от того насколько ее легко удовлетворить:

Ситуация. Звонит клиент и просит дать ему какую-то информацию. Всё уже собрано у вас в одном файле, поэтому вам нужно просто отправить документ клиенту по электронной почте.

Решение. Поскольку ничто не указывает на срочность просьбы, реагировать на нее в тот же день бессмысленно.

Ситуация. Начальник говорит вам: «Помнишь про отчет, который я просил сдать на следующей неделе. Обстоятельства изменились, и теперь он нужен мне сегодня до конца рабочего дня».

Решение. Запишите задачу на текущий день под чертой и выполните в подходящее время (и помните, что все дела со статусом «сегодня» нужно записывать).

Чувство вины из-за отказа

Выработайте привычку спрашивать себя: «Могу ли я согласиться от всего сердца?». Да —принимайте обязательство, понимая, что делаете это от души. Нет — откажитесь и поясните:

«У меня есть правило не брать обязательство, если я не могу согласиться на предложение от чистого сердца, а в этом случае я не могу».

Перерывы

Время завершения работы:

Если вы не держите в уме время окончания работы, то сделаете меньше.

Незапланированные перерывы:

Если вы сделаете перерыв, не засекая времени, вам с большой вероятностью не захочется возвращаться к делам. Но когда вы чувствуете, что устали и теряете концентрацию, лучше всё же отдохнуть, а не работать через силу. Как это сделать, не теряя рабочего импульса? Старайтесь останавливаться в произвольном месте во время работы, чтобы вынудить мозг жаловаться: «Но мы же не закончили: Мы не закончили!» И тогда продолжить работу.

Удаленная работа

Два простых правила, если работаете из дома. Время работы и отдыха:

Первое, на что следует обратить внимание, — это часы работы. Если вам трудно не отвлекаться на домашние дела, постарайтесь сфокусироваться на четком мысленном разграничении рабочего и нерабочего времени. Выделите конкретные часы, как если бы вы действительно сидели в офисе. Ориентируйтесь на такое правило: работая, вы не занимаетесь ничем, кроме работы; не работая, вы занимаетесь чем угодно, кроме работы!

Границы для близких:

Определившись с часами, нужно сообщить о них другим людям в вашей жизни и сказать, что в это время вас отвлекать нельзя. Те, кто работает дома, постоянно сталкиваются с неверными ожиданиями окружающих, которые считают, что в рабочее время вы можете заниматься домашними делами. Необходимо установить строгие границы и требовать их соблюдения.

Самодиагностика

Если мне не удается вычеркивать все пункты списка «сделаю» более трех дней подряд, я ищу проблему:

слишком много работы, низкая производительность, недостаточно времени.

Важные вопросы

Перед тем, как взять кредит или новое обязательство перед кем-то:

«Как я буду чувствовать себя после того, как сделаю это?»

Не забывайте пробегаться по списку перед началом дня:

«Нужно ли это вообще делать?»

Чтобы сделать первый шаг в больших и сложных проектах:

«Что нужно сделать прямо сейчас?»

Когда много обязательств:

Чем я занимаюсь на самом деле?

Эту неделю большинство дел я вел в бумажном ежедневнике по методу закрытого списка. С одной стороны, одна моя диджитальная часть теперь протестует, потому что ведение в приложении календаря — наглядное и конкретное. Все задачи распиханы по слотам с конкретной временной оценкой и самое главное, что телефон всегда с тобой, в отличии от ежедневника. Это пока единственный минус, потому что вести и вычеркивать выполненные задачи на бумаге гораздо приятнее. Еще одно открытие — как легко записывать мелкие задачи, которые не хочется помещать в слот календаре. Записаться на маник займет 5 минут, а в программе календарь события ставятся не меньше 15 минут. Посмотрим, закрепится ли привычка.

Пробы ведения закрытого списка в ежедневнике

Отдельная благодарность моей девушке Ярославе ❤️, так как этот пост не вышел бы без ее поддержки и редактуры.

Еще по теме
Блог Марка Форстера

Промо-страница книги в издательстве «Поле».

Блог ФФФ

Книга Управление временем и собой, Николай Товеровский

Рассылка «Недиван», Людвиг Быстроновский